Les audiences virtuelles du Tribunal sont assurées par l’intermédiaire d’un système de visioaudience. Les personnes concernées peuvent ainsi, sans se déplacer, accéder à une salle d’audience virtuelle par le biais d’une plateforme sécurisée à partir de leur résidence ou de leur bureau, par exemple.

Le déroulement d’une audience virtuelle se veut le reflet exact du déroulement d’une audience qui se déroule de façon « traditionnelle », où toutes les personnes sont physiquement présentes dans une salle.

La plateforme sécurisée Teams, où se déroule l’audience en salle virtuelle, est accessible au moyen d’un ordinateur, d’une tablette ou d’un téléphone intelligent et d’une connexion Internet.

Audience virtuelle – Prérequis techniques

Prenez connaissance des prérequis techniques définis ci-dessous pour l’audience virtuelle. Assurez-vous à l’avance du bon fonctionnement de votre matériel (ordinateur, écran, micro, caméra, téléphone). L’utilisation du téléphone cellulaire pour participer à une audience est une solution de dernier recours à valider avec le Greffe du Tribunal.

• Accès à Internet haute vitesse
  Assurez-vous que votre Internet soit assez efficace pour participer à l’audience virtuelle. La vitesse de connexion doit être au minimum de 10 Mbps, ce qui correspond au standard dans les forfaits Internet à domicile. Vous pouvez vérifier la vitesse de votre débit en cliquant sur le lien suivant : www.speedtest.net/fr.
  
  Privilégiez la connexion filaire plutôt que la connexion sans fil (Wi-Fi). Toutefois, si vous utilisez le Wi-Fi, celui-ci doit être sécurisé et accessible par le biais d’un mot de passe.
   
• Ordinateur de bureau ou portable muni d’une caméra et d’un micro
  À défaut, vous pouvez utiliser une tablette ou un cellulaire muni d’une caméra et d’un micro en vous assurant d’activer le mode « ne pas déranger », sans quoi la réception d’un texto, d’un courriel ou d’un appel pourrait rompre votre connexion à l’audience.
   
• Absence de fond d’écran
  Aucun arrière-plan ne doit être ajouté. L’éclairage doit être adéquat afin d’éviter les contre-jours.
   
• Appareil électronique complètement chargé ou branché
  Ainsi, votre présence à l’audience virtuelle ne sera pas interrompue.
   
• Écouteurs ou casque d’écoute avec micro
  Leur utilisation permet d’éviter les bruits ambiants et limite aux personnes concernées l’accès à l’audience.
   
• Version numérique des documents
  En prévision de l’audience, le Greffe du Tribunal vous indiquera comment transmettre une version numérique des documents que vous souhaitez déposer en preuve (voir plus bas la section « Audience virtuelle – Déposer ou consulter un document ».
   
• Installation de la plateforme Teams
  Cette plateforme sécurisée intègre la visioaudience pour les audiences virtuelles. Afin de pouvoir visualiser plusieurs personnes à la fois, vous devez télécharger Teams et l’installer sur votre appareil. Il est également possible d’utiliser Teams en passant par un navigateur Web récent tel que Google Chrome ou Microsoft Edge (le navigateur utilisé ne peut pas être Internet Explorer).

Audience virtuelle – Accéder à la salle virtuelle

Un lien Teams est envoyé par courriel par le Greffe du Tribunal aux personnes concernées pour participer à l’audience. Lorsque vous acceptez le lien, celui-ci se transfère automatiquement dans votre calendrier Outlook, le cas échéant, où vous pouvez le récupérer le jour de l’audience. Ce lien reste aussi disponible dans le courriel transmis.

Il est recommandé d’accéder à la salle d’attente virtuelle au moins 10 minutes avant l’heure fixée. Les personnes participant à l’audience (à l’exception des témoins exclus) devraient toutes être présentes à l’audience avant les membres du Tribunal. Chaque personne participant à l’audience doit inscrire son nom complet lors de sa connexion sur la plateforme Teams afin que le Tribunal sache qui est présent dans la salle d’audience virtuelle.

Pour accéder à la salle d’attente virtuelle, il faut cliquer sur le lien électronique transmis par courriel de la part du Greffe du Tribunal. L’accès à la salle d’audience virtuelle est accordé par un greffier peu avant que l’audience débute.

Vous devez vous assurer que vos témoins disposent du matériel nécessaire afin de participer à l’audience et leur transmettre le lien Teams.

Audience virtuelle – Durant l’audience

Toutes les personnes présentes à une audience en salle virtuelle doivent s’assurer d’être dans un lieu calme et exempt de bruits ambiants, comme une pièce fermée, afin d’éviter les interruptions visuelles et sonores.

Il convient de rester près de la caméra pendant l’audience et ne pas s’en éloigner sans l’autorisation du Tribunal.

De même, il est essentiel de s’abstenir de converser avec autrui. Il est interdit d’utiliser la fonction de clavardage proposée dans Teams. Seuls les membres du Tribunal ou les greffiers peuvent utiliser l’option de partage d’écran, à moins que quelqu’un d’autre en ait obtenu l’autorisation par le Tribunal.

L’enregistrement audio de l’audience est assuré par le greffier et aucun enregistrement vidéo n’est fait. Il est interdit à toute autre personne de faire des enregistrements, audio ou vidéo, de prendre des photos ou de faire des captures d’écran lors de l’audience.

Les consignes suivantes doivent être suivies quant à l’usage de la caméra et du micro :

• La caméra doit être activée pour toute la durée de l’audience;
• La caméra doit permettre de voir clairement les personnes qui participent à l’audience et permettre un contact visuel direct lorsqu’elles s’adressent au Tribunal;
• Le micro doit être activé seulement au moment d’une intervention.

Audience virtuelle – Participation du public et des journalistes

Pour assister à une audience, il faut présenter une demande par courriel au Greffe du Tribunal en précisant le numéro de dossier et la date de l’audience inscrite au calendrier des audiences (rôle évolutif). Des instructions seront alors transmises.

Le public et les journalistes assistant à l’audience doivent signaler leur présence, mais garder leur caméra et leur micro fermés en tout temps.

Toute demande de documents ou d’enregistrements audio doit se faire auprès de la personne responsable de l’accès.

En de rares occasions, un huis clos est possible, ce qui signifie que seules les parties sont admises dans la salle.

Audience virtuelle – Déposer ou consulter un document

Le Tribunal utilise Docurium, une plateforme hautement sécurisée de partage et de gestion de documents.

Pour déposer vos documents, un hyperlien vous donne accès à cette plateforme. Il est transmis par le Greffe du Tribunal.

Pour consulter tous les documents déposés à votre dossier (le dossier complet), un hyperlien vous donne accès à cette plateforme. Il est transmis par le Greffe du Tribunal.

Il est de votre responsabilité de veiller à ce que chaque hyperlien transmis par le Greffe du Tribunal soit conservé en sécurité.

Audience virtuelle – Informer d’un problème technique