Tribunal numérique

Le Tribunal numérique de la Régie est assuré par l’intermédiaire d’un système de vidéoconférence qui permet aux juges administratifs de procéder à l’audition du dossier dont ils sont saisis. Les personnes intéressées peuvent ainsi, sans se déplacer, accéder à une salle d’audience virtuelle via une plateforme sécurisée à partir de l’endroit de leur choix, par exemple leur résidence ou bureau.

Le Tribunal numérique peut s’articuler grâce à des logiciels sécurisés qui permettent aux participants d’accomplir dans un environnement numérique toutes les actions requises avant, pendant et après l’audience, conformément à leurs responsabilités devant le Tribunal.

Dans cette page :

La participation à une audience en salle virtuelle

Le calendrier des audiences (rôle évolutif)

Le caractère public des audiences

Le déroulement d’une audience en salle virtuelle se veut le reflet exact du déroulement d’une audience qui se déroule de façon « traditionnelle », où toutes les personnes sont physiquement présentes dans une salle du Tribunal de la Régie, à Montréal ou à Québec.

La plateforme sécurisée Teams, où se déroule l’audience en salle virtuelle, est accessible au moyen d’un ordinateur, d’une tablette ou d’un téléphone intelligent et d’une connexion Internet. Il est également possible d’assister à l’audience par téléphone.

Avant l’audience

Se préparer à l’audience

Prenez connaissance de la rubrique Aide au participant pour savoir :

• quels sont les prérequis techniques qui permettent et facilitent l’accès à la salle d’audience virtuelle;
• comment déposer ou consulter un document;
• que faire en cas de problèmes techniques;
• quelles sont les règles et le décorum à respecter en salle d’audience virtuelle.

Un hyperlien sécurisé est transmis aux participants concernés avant l’audience par le greffe du Tribunal de la Régie en vue du dépôt et de la consultation des documents. Les documents que les parties veulent soumettre au Tribunal doivent être transmis au greffe 24 heures à l’avance.

Accéder à la salle virtuelle

Un courriel transmis par le greffe du Tribunal de la Régie confirme aux personnes intéressées la tenue de l’audience par vidéoconférence. Le courriel contient un lien permettant d’accéder à la salle virtuelle.

Vous devrez accéder à la salle virtuelle au moins 10 minutes avant l’heure fixée. Les personnes participant à l’audience (à l’exception des témoins exclus) devraient toutes être présentes à l’audience avant les membres du Tribunal. Chaque personne participant à l’audience devra inscrire son nom complet lors de sa connexion sur la plateforme Teams afin que le Tribunal puisse savoir qui est présent dans la salle d’audience virtuelle.

Une fois que vous aurez cliqué sur le lien électronique que le greffe vous a transmis par courriel, vous vous retrouverez dans une salle d’attente virtuelle. Il est possible que plusieurs minutes s’écoulent avant qu’un membre du Tribunal vous invite dans la salle d’audience virtuelle. Veuillez faire preuve de patience. Vous aurez accès à la salle d’audience virtuelle aussitôt que l’audience débutera.

Durant l’audience

Toutes les personnes présentes à une audience en salle virtuelle doivent s’assurer d’être dans un lieu calme et exempt de bruits ambiants.

De même, il est essentiel de s’abstenir de converser avec autrui. Il est interdit d’utiliser la fonction de clavardage proposée dans Teams.

L’enregistrement audio de l’audience est assuré par le Tribunal et aucun enregistrement vidéo n’est fait. Il est ainsi interdit à quiconque d’enregistrer l’audience, de prendre des photos ou de faire des captures d’écran.

Chaque personne participant à l’audience doit suivre ces consignes quant à sa caméra et son micro :

• Activer sa caméra pour toute la durée de l’audience afin que les membres du Tribunal puissent la voir.
• S’assurer que sa caméra permet aux membres du Tribunal de la voir clairement et, si possible, de voir son visage et ses mains.
• Regarder la caméra lorsqu’elle s’adresse au Tribunal, de façon que l’ensemble des participantes et participants puisse avoir avec elle un contact visuel direct.
• Rester près de la caméra pendant l’audience et ne pas s’en éloigner sans l’autorisation du Tribunal.
• Activer son micro seulement au moment d’une intervention.

Le public et les journalistes assistant à l’audience doivent signaler leur présence, mais garder leur caméra et leur micro fermés en tout temps.

Affichage, dépôt et consultation de documents (pièces) :

• Seuls les membres du Tribunal ou les greffières et greffiers peuvent utiliser l’option de partage d’écran, à moins que quelqu’un d’autre en ait obtenu l’autorisation par le Tribunal.
• Bien que les documents que les parties veulent soumettre au Tribunal doivent avoir été transmis 24 heures à l’avance au greffe, le dépôt d’un document peut être exceptionnellement fait dans Teams, à la demande du Tribunal, lors de l’audience. Des informations précises seront transmises si un tel document est requis (type de fichier, nomenclature des documents, etc.).

Pour en savoir davantage

Les documents suivants présentent tous les détails sur les différentes étapes à suivre par les participants afin d’assurer le bon déroulement des audiences, notamment en ce qui concerne la consultation entre une personne convoquée et son avocate ou avocat, l’objection ou la demande de suspension et les témoignages :

• le Guide de participation à une audience virtuelle (PDF);
• la capsule d’information Participation à une audience virtuelle du Tribunal numérique, disponible sur demande par courriel au greffe du Tribunal.

Le calendrier des audiences (rôle évolutif) présente l’horaire de l’ensemble des audiences à venir au Tribunal de la Régie, y compris les audiences en salle virtuelle.

Comme les audiences sont publiques, il est possible que des citoyens ou des journalistes y assistent.

Pour assister à une audience, il faut présenter une demande par courriel au greffe du Tribunal en précisant le numéro de dossier et la date de l’audience inscrite au calendrier des audiences (rôle évolutif). Des instructions seront alors transmises.

Avant l’audience, assurez-vous d’avoir pris connaissance de la rubrique Aide au participant et des renseignements dans la section La participation à une audience en salle virtuelle.

Les journalistes qui souhaitent obtenir les pièces annexées à un avis de convocation devront présenter une requête verbale au Tribunal à la fin de l’audience. Auparavant, durant l’audience, ces derniers, tout comme le public, doivent garder leur micro et leur caméra fermés.

L’enregistrement audio des audiences est assuré par le Tribunal et toute personne peut se procurer un enregistrement en déposant une demande au greffe du Tribunal.

Prenez note qu’en de rares occasions, le huis clos est prononcé par le Tribunal, ce qui signifie que toute personne n’étant pas une partie à l’audience ne pourra être admise dans la salle ou se procurer les enregistrements.