L’audience, qui est présidée par un juge administratif, parfois deux, permet à la personne visée par l’avis de convocation de :

• Répondre aux allégations évoquées dans l’avis de convocation;
• Présenter les faits et éléments de preuve;
• Faire entendre ses témoins.

Avant l'audience

La présence à l’audience est importante afin que le juge administratif entende tous les arguments et éléments de preuve pour rendre sa décision.

Il est important de bien se préparer à cette audience. 

Voici quelques exemples d’éléments à vérifier :

• S’assurer de la disponibilité et de la présence des témoins lors de l’audience. 
• Identifier clairement les documents et pièces à présenter en preuve et les organiser afin de les retrouver facilement durant l’audience. 
• Si la preuve nécessite l’utilisation d’un support technologique, par exemple un enregistrement vidéo sur une clef USB, aviser le Greffe du Tribunal le plus rapidement possible.
• Dresser une liste des éléments de preuve à présenter, pour éviter d’en oublier. 

Il est important d’avoir en main l’avis de convocation et les pièces qui l’accompagnent.

Conférence préparatoire / Conférence de gestion

Avant la tenue de l’audience, le Tribunal peut, sur demande d’une personne intéressée ou de sa propre initiative, tenir une conférence préparatoire, notamment lorsqu’un dossier est complexe ou qu’il requiert plusieurs jours d’audience.

L'objectif est de s’assurer que les parties soient prêtes. Plus particulièrement, il s’agit de prendre les moyens afin d’assurer le bon déroulement, à simplifier, abréger ou faciliter l’audience et à circonscrire les principaux enjeux (identifier les points en litige, identifier les problèmes) dans le but d’être plus efficace. La participation des parties à la conférence préparatoire est obligatoire. Elle se déroule à huis clos sauf si le juge administratif en décide autrement.

En fonction des besoins spécifiques de l’affaire, en cours d’instance, une conférence de gestion peut aussi être tenue sur demande d’une partie ou à l’initiative du Tribunal.

Audience en virtuel ou en présentiel

En virtuel, l’audience se tient en visioaudience. Il s’agit d’une audience en bonne et due forme au même titre qu’une audience en présentiel.

En présentiel, l’audience se tient dans une salle du Tribunal, à Montréal ou à Québec. Des salles de rencontre sont mises à la disposition des personnes près des salles d’audience afin de discuter avec des témoins ou se préparer avant l’audience.

Quel que soit le mode retenu, l’audience est publique. Ainsi, il est possible que des citoyens ou des journalistes y assistent, et ce, que ce soit en virtuel ou en présentiel. En de rares occasions, un huis clos est possible, ce qui signifie que seules les parties sont admises dans la salle.

Les audiences en virtuel et en présentiel sont enregistrées et toute personne peut se procurer les enregistrements en déposant une demande au Greffe du Tribunal.

Date et heure

L’audience se déroule à la date et à l’heure déterminées lors de l’appel du rôle provisoire par conférence téléphonique.

Absence

En cas d’absence injustifiée à la date fixée pour l’audience, le Tribunal peut procéder sans autre avis ni délai et rendre une décision ou ajourner l’audience à une date ultérieure.

Se préparer à l’audience

La page « Aide au participant – Audience virtuelle/dépôt et consultation des documents » peut être consultée pour la préparation à une audience virtuelle.

Déroulement de l’audience

Un juge administratif préside l’audience, donc il est maître de sa conduite.

Suivant l’identification des parties et de l’introduction par le juge administratif, la présentation de la preuve débute.

Décorum

Le décorum fait référence aux règles de conduite et aux comportements appropriés à adopter pour maintenir l'ordre afin que l’audience se déroule d’une manière respectueuse et harmonieuse, ce qui contribue à maintenir la confiance du public dans le système de justice administrative.

Le décorum à respecter est le même que l’audience soit en virtuel ou en présentiel. En virtuel, il importe de prévoir un endroit calme et sans bruits ambiants, comme une pièce fermée afin d’éviter les interruptions visuelles et sonores.

Une conduite courtoise et respectueuse envers le juge, les avocats et les parties présentes est donc requise. Par exemple, il convient d’utiliser le vouvoiement et d’attendre que le juge administratif cède la parole avant de s’exprimer.

Lors des interventions, la communication se fait directement avec le juge et non avec l’autre partie. Les communications doivent se faire sur un ton et avec un débit permettant à toutes les parties de bien comprendre et de suivre adéquatement l’audience.

Lorsqu’une personne est représentée par un avocat, c’est généralement lui qui prendra la parole.

Règles de procédures et de preuve

Les règles de preuve et de procédure en droit administratif se veulent souples.

Le Tribunal possède ses propres règles de procédure. Elles prévoient notamment les modalités d’exercice du droit de présenter ses observations. Elles permettent aussi de faciliter la préparation et la conduite simple et rapide des affaires qui sont entendues devant le Tribunal. Ces règles complètent celles qui sont prévues dans les lois et les règlements dont l’application relève du Tribunal ainsi que celles prévues à Loi sur la justice administrative qui assurent notamment l’équité procédurale.

Le Tribunal est maître de sa procédure, sous réserve des règles spécifiques prévues dans la loi et du respect de l’équité procédurale.

Communication avec le Tribunal dans une autre langue que le français

Lors de l’audience, il est possible de s’exprimer en français ou en anglais. Si le demandeur souhaite s’exprimer dans une autre langue, il doit être accompagné d’un interprète. Le Tribunal ne fournit pas les services d’un interprète et il appartient à la personne visée d’effectuer les démarches nécessaires. Elle doit également en assumer les coûts, à l’exception des interprètes en langue des signes pour lesquels le Tribunal assumera les coûts lorsqu’une demande en ce sens lui est adressée par une personne atteinte de surdité.

Il se peut que l’audience ne se déroule pas exclusivement en français ou en anglais.

En effet, toutes les personnes, témoins et avocats, ont le droit de s’exprimer devant le Tribunal dans l’une ou l’autre des langues officielles du Canada.

Le juge administratif facilitera le bon déroulement de l’audience, mais ne traduira pas la preuve et les représentations des avocats.