La Régie est assujettie à la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (ci-après la « Loi sur l’accès »). Également, le Règlement sur la diffusion de l’information et sur la protection des renseignements personnels prévoit la diffusion systématique d’un certain nombre de documents.

Pour plus d’information concernant l’accès aux documents et la protection des renseignements personnels, il est possible de consulter le site Internet de la Commission d’accès à l’information du Québec. Sous réserve de certaines restrictions prévues par la Loi sur l’accès, cette dernière accorde aux demandeurs le droit d'accéder aux documents détenus par la Régie dans l'exercice de ses fonctions ainsi que le droit d'accéder à leurs renseignements personnels et de demander leur correction s'ils sont inexacts, incomplets ou ambigus, ou si leur collecte, communication ou conservation ne sont pas autorisées par la loi.

Demande d’accès aux documents de la Régie

Avant de formuler une demande, il faut prendre note des considérations suivantes :

• Plusieurs informations et documents de la Régie sont publiés dans la section Diffusion de l’information. Une consultation préalable est conseillée avant de faire une demande d’accès;
• Pour être recevable, la demande d’accès à un document doit être suffisamment précise pour permettre d’identifier le document pertinent;
• Le droit d’accès est sujet à un certain nombre de restrictions prévues par la Loi sur l’accès.

Une demande d’accès à un document administratif se fait verbalement ou par écrit et doit contenir :

• Le titre du document désiré ou une brève description de celui-ci afin d’en permettre le repérage;
• Vos nom, prénom et coordonnées (courriel, numéro de téléphone et adresse postale) pour que la Régie puisse communiquer avec vous si des précisions sont requises.

Cependant, seule une demande écrite est susceptible de permettre un recours en révision d'une décision, le cas échéant, en vertu de la Loi sur l'accès.

Protection des renseignements personnels

La Régie recueille et utilise des renseignements personnels pour pouvoir rendre des services à la population et réaliser sa mission. À cet effet, la Régie a adopté ses Règles de gouvernance des renseignements personnels afin de définir les normes relatives au traitement de ces renseignements. Il est possible de prendre connaissance dans la section Diffusion de l'information :

• des catégories de renseignements personnels utilisés par secteur d’activités de la Régie de même que les différents accès qui y sont autorisés en consultant l'inventaire des fichiers de renseignements personnels;
• des communications de renseignements personnels effectués auprès de tiers en consultant le registre de communication de renseignements personnels;
• de la politique de confidentialité.

Vous pouvez d’accéder aux renseignements personnels qui vous concernent et qui sont détenus par la Régie. Vous pouvez également demander la correction de ces renseignements s'ils sont inexacts, incomplets ou équivoques, ou si leur collecte, leur communication ou leur conservation ne sont pas autorisées par la Loi sur l’accès.

Une demande d’accès à un renseignement personnel ou une demande de rectification doit être faite par écrit et contenir :

• la description du renseignement que vous désirez obtenir ou qui doit être rectifié;
• la période visée;
• un renseignement personnel qui permettra à la Régie de vous identifier ou une combinaison de plusieurs informations;
• vos nom, prénom et coordonnées (courriel, numéro de téléphone et adresse postale) pour que la Régie puisse communiquer avec vous si des précisions sont requises.

Si vous faites une demande au nom d’une autre personne, vous devez fournir l’un des documents suivants :

• un formulaire de consentement ou une procuration;
• le mandat signé par cette personne, si vous êtes notaire ou avocat.

Délais et recours

La Régie dispose d’un délai de 20 jours suivant la réception d’une demande d’accès à un document ou à un renseignement personnel ou d’une demande de rectification pour y répondre. En cas de défaut, elle est présumée avoir refusé la demande. Ce délai peut être prolongé de 10 jours par la transmission d’un préavis au requérant si la Régie estime qu’elle ne peut répondre à la demande dans le délai imparti sans nuire au déroulement normal de ses activités.

Si votre demande a été refusée ou que vous n’avez pas reçu une réponse dans les délais prescrits, vous avez 30 jours pour demander une révision à la Commission d’accès à l’information. La Commission est un tribunal administratif qui peut rendre une décision ordonnant à la Régie de vous communiquer les documents ou les renseignements personnels demandés.

Diffusion de l'information

Depuis le 29 novembre 2009, la Régie des alcools, des courses et des jeux ainsi que la plupart des ministères et organismes publics doivent diffuser, dans leur site Internet, les documents ou renseignements prévus par le Règlement sur la diffusion de l'information et sur la protection des renseignements personnels. Ainsi, plusieurs documents des organismes publics sont dorénavant rendus plus facilement accessibles en diminuant les démarches des demandeurs d'accès. Cette page offre un accès direct aux documents que la Régie doit diffuser en vertu du Règlement.